Código de ética del conciliador y del personal

Capítulo 1. Presentación y fundamentos

1.1 Exposición de motivos

El Centro de Conciliación Integral Diálogo Equidad y Consenso – CCIDEC reconoce que la confianza pública en los mecanismos alternativos de solución de conflictos depende fundamentalmente de la conducta ética de quienes prestan este servicio.

La conciliación no es solo un procedimiento jurídico; es un acto de fe en la capacidad humana para resolver diferencias mediante el diálogo, el respeto mutuo y la buena fe. Por ello, este Código de Ética establece los principios y estándares de conducta que deben guiar todas las actuaciones de los conciliadores, directivos y personal administrativo del Centro.

Este documento se fundamenta en:

• La Constitución Política de Colombia (artículos 22 y 116)
• La Ley 640 de 2001 y el Decreto 1818 de 1998
• Los principios universales de la mediación y conciliación
• Los estándares internacionales de ética profesional
• Los valores institucionales de Diálogo Equidad y Consenso – CCIDEC

1.2 Objetivos del Código de Ética

Objetivo general: establecer los principios éticos y las normas de conducta que deben observar todos los miembros del Centro en el ejercicio de sus funciones, garantizando la calidad, imparcialidad, confidencialidad y profesionalismo del servicio.

Objetivos específicos:

• Orientar la actuación de conciliadores y personal administrativo en situaciones éticamente complejas.
• Proteger los derechos e intereses de los usuarios del servicio de conciliación.
• Preservar la credibilidad, legitimidad y prestigio del Centro y del sistema de conciliación.
• Prevenir conductas indebidas, conflictos de interés y abusos de poder.
• Establecer mecanismos de vigilancia, control y sanción para garantizar el cumplimiento de las normas éticas.
• Promover una cultura institucional basada en la integridad, el respeto y la excelencia profesional.

1.3 Ámbito de aplicación

Este Código de Ética es de obligatorio cumplimiento para:

• Conciliadores: acreditados que presten servicios en el Centro, sean empleados o independientes.
• Director del Centro: representante legal y director administrativo.
• Personal administrativo: secretaría general, Secretaría Técnica, recepción, auxiliar de archivo y demás funcionarios.
• Abogados auxiliares: profesionales que brinden asesoría jurídica en el marco del Centro.
• Pasantías y voluntarios.
• Proveedores y contratistas: en lo aplicable a su relación con el Centro.

Las disposiciones aplican durante toda la relación con el Centro y se extienden incluso después de finalizada, especialmente en confidencialidad y conflictos de interés.

Capítulo 2. Principios éticos fundamentales

2.1 Principio de imparcialidad

El conciliador debe actuar sin favoritismos, prejuicios o preferencias hacia alguna de las partes, manteniendo una posición neutral y equilibrada durante todo el proceso.

Aplicación práctica

• Trato equitativo: mismo tiempo de palabra, misma atención, sin opiniones sobre quién tiene la razón ni gestos que sugieran preferencia.
• Ausencia de prejuicios: no discriminar por género, edad, etnia, religión, orientación sexual, condición socioeconómica, discapacidad u otra circunstancia; no permitir que creencias personales influyan en el proceso; reconocer sesgos inconscientes.
• Equilibrio en la intervención: si una parte tiene abogado y la otra no, asegurar comprensión del proceso; no permitir dominio o intimidación; corregir desequilibrios de poder cuando sea necesario.

Violaciones

• Relaciones personales, familiares, comerciales o profesionales con una parte sin revelarlo.
• Mostrar simpatía o antipatía; presionar a una parte para aceptar un acuerdo; beneficiar a una parte con información privilegiada o asesoría no autorizada.

2.2 Principio de confidencialidad

Toda la información revelada, discutida o generada durante el proceso es estrictamente confidencial y no puede divulgarse a terceros sin consentimiento expreso de las partes, salvo las excepciones legalmente establecidas.

• Secreto profesional: no revelar lo tratado ni usarlo en beneficio propio; no permitir asistencia no autorizada ni documentos al alcance de terceros.
• Protección de documentos: custodia bajo llave o sistemas con contraseñas; no enviar información confidencial por correo no cifrado; destruir de forma segura lo que deba eliminarse; no fotocopiar ni digitalizar sin autorización.
• Entorno: salas privadas; no discutir casos en áreas comunes ni por teléfono en lugares públicos; verificar que no haya grabación no autorizada.

Excepciones a la confidencialidad (únicamente)

• Peligro inminente de daño grave a una persona (violencia doméstica, amenazas de muerte, abuso infantil).
• Cuando la ley lo exija expresamente (orden judicial).
• Cuando las partes autoricen por escrito la revelación de información específica.
• Cuando sea necesario defender al conciliador en una demanda o queja (solo la información estrictamente necesaria).

2.3 Principio de voluntariedad

La conciliación es voluntaria. Las partes participan libremente, sin coacción, presión o manipulación, y pueden retirarse en cualquier momento.

• Consentimiento informado sobre el proceso, efectos del acta, que no están obligadas a acordar, y capacidad legal.
• Ausencia de coacción, tácticas manipulativas o amenazas por no llegar a acuerdo.
• Derecho a retirarse sin penalidades ni recriminaciones, con constancia de no acuerdo sin demora.

2.4 Principio de buena fe

Partes, conciliador y personal deben actuar con honestidad, lealtad, transparencia y respeto mutuo: información veraz, no usar el proceso con fines dilatorios o fraudulentos, revelar circunstancias que afecten la imparcialidad, informar costos con claridad y no cobrar honorarios ocultos.

2.5 Principio de competencia profesional

El conciliador debe poseer y mantener los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios, actuar dentro de los límites de su formación, aceptar solo casos de su competencia, prepararse para cada audiencia y redactar actas claras y jurídicamente válidas.

2.6 Principio de dignidad y respeto

Todas las personas deben ser tratadas con dignidad. Incluye lenguaje respetuoso, no tolerancia a ofensas, inclusión y no discriminación, accesibilidad, intérpretes cuando proceda, y protección especial a menores, adultos mayores, personas con discapacidad y víctimas de violencia.

Capítulo 3. Código de conducta para conciliadores

3.1 Antes de la audiencia

• Verificar inhabilidades o conflictos de interés; revelar relaciones previas y declinar el caso; firmar declaración de imparcialidad e independencia.
• Leer la solicitud y anexos; investigar aspectos jurídicos si el caso lo requiere; preparar un plan de audiencia; verificar sala y materiales.
• Confirmar la audiencia; informar documentos a traer; responder sobre el procedimiento de forma clara y neutral; no brindar asesoría jurídica anticipada.

3.2 Durante la audiencia

• Explicar procedimiento, principios y rol; reglas de respeto; control sin autoritarismo; oportunidad de expresarse para ambas partes.
• Facilitar el diálogo: escucha activa, reformulación, intereses subyacentes, ambiente de confianza.
• Neutralidad activa: no tomar partido, no imponer ni presionar acuerdos a cualquier costo.
• Manejo de emociones, pausas y autocontrol.
• Protección de derechos: comprensión del acuerdo; licitud, posibilidad y ejecutabilidad; detectar coacción; recomendar asesoría jurídica cuando proceda.

3.3 Después de la audiencia

• Redactar el acta con claridad, elementos legales y detalle de acuerdos (quién, qué, cuándo, cómo).
• Leer el acta en voz alta antes de firmar; aclarar dudas; verificar errores materiales.
• Entregar copias auténticas, archivar el original, registrar estadísticas y mantener confidencialidad.

3.4 Relación con las partes (límites éticos)

• No relaciones románticas, sexuales o de amistad cercana durante el proceso; no regalos ni favores; no contacto extra profesional una vez finalizado el caso.
• No asesoría jurídica, no redactar documentos para las partes, no recomendar abogados específicos (sí una lista genérica), no predecir resultados judiciales.
• No beneficio personal de la información; no invertir en negocios de las partes; no aceptar empleos o contratos de las partes durante un año después del caso.

Capítulo 4. Código de conducta para personal administrativo

4.1 Deberes generales

• Trato cortés, sin discriminación, información clara y veraz, calma ante usuarios alterados.
• Confidencialidad de casos, identidad y expedientes.
• Integridad: no cobrar fuera del arancel; no propinas ni regalos; no desviar usuarios a cambio de comisiones; reportar irregularidades.

4.2 Secretaría Técnica

• Expedientes completos, sin alterar documentos, custodia segura.
• Citaciones oportunas, sin revelar información confidencial ni influir en la asistencia.
• Apoyo logístico al conciliador sin intervenir en el contenido; reportar irregularidades al Director.

4.3 Recepción y atención al público

• Información general sin entrar en detalles jurídicos del caso; no prometer resultados; no rechazar de forma discriminatoria.
• Cobrar solo el arancel, entregar recibos, registrar el dinero.
• Control de acceso a salas, orden en espera, reporte de conductas amenazantes.

Capítulo 5. Conflictos de interés

5.1 Definición

Existe conflicto de interés cuando el conciliador o el personal tiene un interés personal, profesional, económico, familiar o de otra naturaleza que pueda comprometer su imparcialidad, independencia o juicio profesional.

5.2 Causales de inhabilidad

• Familiares: cónyuge o compañero permanente; pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; parentesco con los abogados de las partes.
• Profesionales o comerciales: socio, empleado o contratista de una parte; relaciones financieras; haber sido abogado o representante en el mismo asunto o relacionados; intereses económicos en el resultado.
• Personales: amistad íntima o enemistad manifiesta; haber participado en el mismo conflicto como mediador, árbitro o testigo; opiniones públicas previas sobre el caso.
• Institucionales: pertenecer a la misma organización que una parte (personas jurídicas) u otros vínculos que comprometan la imparcialidad.

5.3 Deber de revelación

Informar por escrito al Director y a las partes tan pronto se conozca el caso; declinar si la inhabilidad es clara; documentar en el expediente; consentimiento escrito de las partes solo en inhabilidades relativas y cuando la ley lo permita; designar reemplazo.

5.4 Inhabilidades sobrevinientes

Suspender de inmediato, informar a las partes, documentar, designar nuevo conciliador. El conciliador inhabilitado no revelará información confidencial al reemplazo sin autorización de las partes.

Capítulo 6. Prohibiciones expresas

6.1 Para conciliadores

• Discriminación por raza, etnia, género, edad, religión, orientación sexual, discapacidad, condición socioeconómica u otra circunstancia.
• Revelar o usar información confidencial; testificar sobre lo tratado, salvo excepciones legales.
• Asesoría jurídica, redacción de documentos para las partes o representación judicial del caso conciliado.
• Coacción, manipulación u ocultamiento de información relevante.
• Honorarios distintos al arancel; regalos, propinas o comisiones; desvío de usuarios.
• Relaciones inapropiadas; empleos o contratos de las partes durante un año después del caso; socializar fuera del ámbito profesional.
• Publicidad engañosa, promesa de resultados o testimonios sin autorización.
• Negligencia: falta de preparación, impuntualidad injustificada, actas incompletas o inválidas.

6.2 Para personal administrativo

• Revelar información o permitir acceso no autorizado a expedientes.
• Cobros irregulares, no entregar recibos o apropiarse de dinero.
• Discriminación, grosería o comentarios ofensivos.
• Desviar usuarios o sabotear el trabajo de los conciliadores.
• Alterar, falsificar o destruir documentos; firmar sin autorización; suplantar identidad.

Capítulo 7. Régimen disciplinario

7.1 Principios

• Legalidad: sanciones solo por violaciones tipificadas en este Código.
• Proporcionalidad.
• Debido proceso: defensa, pruebas e impugnación.
• Presunción de buena fe.
• Doble instancia.

7.2 Clasificación de las faltas

Leves: no causan perjuicio grave ni afectan significativamente la credibilidad (por ejemplo, tardanza injustificada, incumplimiento del código de vestimenta, descortesía sin insulto, registro documental deficiente, plazos administrativos menores).

Graves: perjuicio a usuarios, afectación de credibilidad o violación de principios (revelar información confidencial sin justificación, cobrar fuera del arancel, discriminar, no revelar inhabilidad, asesoría jurídica a las partes, presionar acuerdos, falta de preparación con perjuicio, actas con errores graves de validez).

Gravísimas: perjuicio muy grave, destrucción de credibilidad, violación de la ley o delitos (revelación con ánimo de lucro o daño, apropiación de dinero, falsificación, relaciones sexuales con las partes, discriminación sistemática, coacción, reincidencia en faltas graves, delitos en el ejercicio).

7.3 Sanciones

• Leves: amonestación verbal o escrita (esta última puede incluir plan de mejora).
• Graves: suspensión de 1 a 30 días sin remuneración, con capacitación previa a la reincorporación; o multa equivalente a 1–10 días de salario, destinada a capacitación.
• Gravísimas: terminación del contrato con justa causa, reporte al Ministerio de Justicia, inhabilitación para el Centro; reporte para estudio de revocatoria de acreditación y, si es abogado, al Consejo Seccional de la Judicatura; acciones judiciales si hay delito o perjuicios.

7.4 Procedimiento disciplinario

1. Denuncia o queja: por escrito, con hechos, presunto infractor y pruebas; presencial, correo o buzón. Secretaría General radica e informa al Director en 24 horas; puede haber suspensión preventiva.
2. Estudio preliminar: admisibilidad en 5 días hábiles; si se admite, notificación y derecho a descargos.
3. Investigación: 10 días hábiles para descargos y pruebas; pruebas de oficio y audiencia de descargos, con posibilidad de abogado.
4. Decisión: informe motivado; decisión del Director en 10 días hábiles tras el periodo probatorio, con derecho a impugnar.
5. Impugnación: reposición ante el Director en 5 días hábiles; apelación ante el Comité de Ética o instancia externa, decisión en 10 días hábiles.
6. Ejecución y seguimiento una vez agotados los recursos.

7.5 Medidas cautelares

El Director puede adoptar medidas temporales y proporcionales (suspensión preventiva, restricción de acceso a expedientes, prohibición de contactar testigos, retención de documentos, traslado temporal). No constituyen sanción anticipada y se levantan si no se confirman los hechos.

Capítulo 8. Comité de Ética

8.1 Creación y composición

Miembros principales:

• El Director del Centro (preside).
• Un conciliador senior con mínimo 5 años de experiencia (elegido por sus pares).
• Un abogado externo especializado en ética profesional (designado por el Director).
• Un representante del personal administrativo (elegido por sus compañeros).

Cada miembro principal tiene suplente. Los miembros distintos al Director duran 2 años, renovables una sola vez.

8.2 Funciones

• Asesoría e interpretación del Código; consultas éticas y conceptos.
• Prevención: formación, cultura de integridad, identificación de riesgos.
• Vigilancia: quejas, investigaciones.
• Segunda instancia de apelación; imponer sanciones cuando corresponda; recomendar medidas.
• Proponer actualizaciones del Código.

8.3 Funcionamiento

• Sesión ordinaria cada tres meses; extraordinaria por convocatoria del Director o de dos miembros; presencial o virtual.
• Quórum: al menos tres miembros (incluido el Director o su delegado); mayoría simple; voto dirimente del Director.
• Deliberaciones confidenciales; conflictos de interés con abstención y suplente.

Capítulo 9. Mecanismos de reporte y protección

9.1 Canales de reporte

• Buzón de ética físico, revisado semanalmente; llave del Director y del Comité.
• Correo electrónico ético indicado en el documento: etica@dialogoyconsenso.com (respuesta en 5 días hábiles).
• Línea telefónica ética, lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m.
• Reporte presencial al Director o a un miembro del Comité.
• Reportes anónimos por buzón o correo, si la información es suficiente y verificable.

9.2 Protección del denunciante

• Reserva de identidad, salvo consentimiento o orden judicial.
• Prohibición de represalias (falta gravísima).
• Estabilidad laboral durante la investigación si el denunciante es empleado.
• Apoyo psicológico si se requiere: hasta 5 sesiones de terapia a cargo del Centro.

9.3 Denuncias temerarias o de mala fe

Si se determina que la denuncia se presentó de mala fe, con conocimiento de su falsedad o para causar daño, se investigará al denunciante con derecho de defensa. Si es empleado, se aplicará este Código; si es usuario o tercero, podrá prohibirse el uso de los servicios. Cabe reparación de daños y, respetando la privacidad, restablecimiento de la reputación del afectado.

Capítulo 10. Disposiciones finales

10.1 Capacitación y socialización

• Inducción al Código dentro de los primeros 15 días de vinculación, con acta de recibido y compromiso.
• Al menos una sesión anual de ética, con casos prácticos; asistencia obligatoria.
• Publicación en el sitio web, copia a usuarios que la soliciten y resúmenes de fácil comprensión.

10.2 Actualización

El Comité revisará el Código al menos cada dos años. Las modificaciones las aprueba el Director, se notifican al personal y entran en vigencia 30 días después de su publicación. Todo el personal puede proponer cambios.

10.3 Entrada en vigencia

El Código entra en vigencia a partir de su aprobación por el Director y su publicación en la sede institucional y el sitio web. En el original, la fecha de aprobación y la Resolución Interna No. ___ permanecen sin diligenciar.

10.4 Compromiso de cumplimiento

Todo conciliador y empleado debe firmar el compromiso de haber leído el Código, cumplirlo, actuar con integridad, imparcialidad, confidencialidad y profesionalismo, reportar violaciones y aceptar las sanciones por incumplimiento. El formato nominativo del original no se reproduce aquí como si estuviera firmado.

Anexos mencionados en el documento

• Anexo 1. Formato de declaración de imparcialidad e inexistencia de conflictos de interés
• Anexo 2. Formato de reporte de violaciones éticas
• Anexo 3. Formato de queja disciplinaria
• Anexo 4. Guía de dilemas éticos frecuentes y su resolución
• Anexo 5. Directorio del Comité de Ética y canales de reporte

Esos anexos están listados en el Word; no se transcriben porque el archivo no incluye sus formularios diligenciados.